Szanowni Państwo Biuletyn Informacji Publicznej ma za sobą prawie 5 miesięcy wdrożeń, a przed sobą nowe zadania, które staną się obowiązkowe od 1 stycznia 2004 roku. Ustawa nr 112 z dnia 6 września 2001 w art. 26 określa konieczność informowania obywateli o stanie przyjmowanych spraw, kolejności ich załatwiania oraz sposobie rozstrzygania.
W związku z tym w załączonym materiale chcemy poinformować Państwa jak:
- rozumiemy w szerokim aspekcie kolejny etap wdrożenia BIP
- planujemy wypełnić warunki zawarte w umowie
- można usprawnić pracę w Urzędzie wybierając obieg dokumentów integrowany z BIP Uprzejmie prosimy o wybranie wariantu pracy i nadsyłanie wniosków, uwag, które pomogą stworzyć optymalną integrację procesów pracy zachodzących w Urzędzie z Biuletynem Informacji Publicznej.
Prosimy traktować tą sprawę jako ważną i pilną. Zapraszamy do współpracy.
Z poważaniem
Prezes firmy
Zbigniew Kowalczyk
BIULETYN INFORMACJI PUBLICZNEJ W 2004 ROKU
1.Wprowadzenie Jednym z elementów pomagających w tworzeniu społeczeństwa informacyjnego jest Biuletyn Informacji Publicznej.
Podstawą istnienia społeczeństwa informacyjnego jest zrozumienie konieczności dostępu do informacji i jej wykorzystanie. Społeczeństwo informacyjne to społeczeństwo zorientowane na wiedzę które wymaga sprawnego, łatwego i wygodnego dostępu do różnych rodzajów informacji. Swobodny dostęp do informacji oznacza, że możliwy jest łatwy oraz bezpośredni przekaz między różnymi typami użytkowników. Uregulowania prawne gwarantują swobodę dostępu i wykorzystania informacji rządowych przez osoby prywatne i instytucje pozarządowe. Utrudnienia w dostępie do informacji lub ich brak na przeznaczonej platformie edycji są traktowane jako ograniczenia swobód obywatelskich, szczególnie dotyczy to informacji od sektora publicznego.
Zmiany jakie przynosi rozwój społeczeństwa informacyjnego są dalekosiężne i powszechne. Nie dotyczą one wyłącznie rozwoju technicznego, lecz mają wpływ na wszystkich, przyczyniają się do zbliżenia mieszkańców miast i wsi, tworzenia dóbr materialnych oraz zwiększenia dostępności wiedzy.
Polska doceniając rolę społeczeństwa informacyjnego ustanowiła podstawowe akty prawne i powołała do życia programy związane z tą tematyką. Zasadniczym zadaniem programów jest zapewnienie wszystkim dostępu do informacji i poprzez to kształtowanie świadomości, rozwijanie potencjału intelektualnego i gospodarczego. Realizacja tych zadań zadecyduje o konkurencyjnej pozycji kraju na arenie międzynarodowej.
Wydane ustawy określają sposoby świadczenia usług przez organy administracji publicznej z wykorzystaniem nowoczesnych technik informatycznych. Uznano konieczność zwiększenia efektywności działania administracji publicznej jako podstawy funkcjonowania społeczeństwa informacyjnego poprzez powszechne stosowanie nowoczesnych rozwiązań. Standaryzacja infrastruktury i tworzenie jednostek administracji dla społeczeństwa informacyjnego wymaga współdziałania wszystkich organów administracji biorących udział w przenoszeniu usług publicznych na platformę cyfrową. Standaryzacja elektronicznego obiegu dokumentów ma obejmować rozwiązania, które docelowo pozwolą na tworzenie systemów zintegrowanych, obejmujących swym zasięgiem jak największą liczbę jednostek.
Nasze wspólne działania pozwolą przyczynić się do powstania warstwy prezentacji informacji, jej tworzenia i gromadzenia.
2.Zobowiązania wynikające z umowy Projektując aplikacje ASI Intranet @Portal, którą wykorzystujecie Państwo do redagowania własnego Biuletynu Informacyjnego staraliśmy się wzorować na najlepszych rozwiązaniach światowych ze szczególnym uwzględnieniem perspektywicznych standaryzacji w aspektach: formaty danych, komunikowane treści, mechanizmy komunikacji.
W § 1 pkt.2 podpisanej umowy zobowiązujemy się do ?umieszczania informacji o stanie przyjmowanych spraw, kolejności ich załatwiania lub rozstrzygania, Zamawiający wprowadza informacje na podstawie własnego obiegu dokumentów?. Jeżeli Państwo posiadają wdrożoną własną aplikacje obiegu dokumentów to przepływ danych do prezentacji
na stronę BIP może odbywać się metodą automatycznej komunikacji aplikacji do aplikacji, określonym, powszechnym standardem XML.
W § 1 pkt.1 podpisanej umowy występuje stwierdzenie ?Aplikacja jest rozbudowywalna i zapewnia możliwość wdrożenia w wersji podstawowej przepisów wchodzących w życie w późniejszych terminach?.
Z początkiem 2004r. udostępnimy przy niezmienionym identyfikatorze i haśle dostępu rozbudowaną o nowe funkcje aplikacje administratorską. Omówienie metody prezentacji znajduje się w pkt.3.1.
W okresie pierwszego półrocza 2004 oferujemy po preferencyjnych cenach własną aplikacje obiegu dokumentów sprzężoną w sposób automatyczny ze stroną BIP.
Omówienie aplikacji znajduje się w pkt. 3.2.
3.Proponowane warianty obiegu dokumentów 3.1 Wariant I (bez dodatkowych opłat) Strona BIP posiada informacje dla zainteresowanego obywatela o aktualnym statusie jego sprawy, urząd wprowadza informacje na podstawie własnego obiegu dokumentów w oparciu o rozbudowaną aplikacje administratorską ASI Intranet@portal. Obywatel otwierając dedykowaną podstronę wpisuje w pole wyszukiwarki numer lub przydzielony identyfikator otrzymując informacje o statusie sprawy.
Wariant ten wprowadza dodatkowy zakres pracy dla Urzędu, a w szczególności dla osoby uaktualniającej stronę BIP. Nowe dane zbierane będą bezpośrednio po godzinach pracy komórek organizacyjnych. 3.2 Wariant II Urząd zarządza obiegiem dokumentów papierowych i elektronicznych poprzez zainstalowaną w urzędzie aplikację bazodanową, która w standardzie XML przesyła do serwera BIP informacje gdzie dokument się znajduje i jaki jest jego status. W przypadku gdy Urząd nie posiada aplikacji bazodanowej oferujemy w promocji własny program obiegu dokumentów który swoją funkcjonalnością obejmuje następujące obszary pracy - obsługa pism przychodzących w kancelarii
- skanowanie i archiwizowanie elektronicznych wersji dokumentów
- obsługa Rzeczowego Wykazu Akt
- dekretacja czynności związanych z pismem oparta o moduł zarządzania procesami pracy
- rejestracja decyzji i czynności wykonywanych w ramach procesu pracy
- obsługa pism wychodzących z urzędu Aplikacja posiada wygodny w obsłudze interfejs użytkownika, który może być oparty o przeglądarkę internetową. Dzięki temu system jest wygodny w eksploatacji, możliwa jest praca na nim z innych lokalizacji (z instytucji podległych, lub z komputerów przenośnych) Funkcjonalność systemu szeroko opisana jest na naszej stronie internetowej www.bip.asi.pl . Cena aplikacji zależna jest od ilości stanowisk i zakresu wdrożenia. Aktualna promocja cenowa pozwoli na:
- minimalizacje kosztów związanych z wypełnieniem w całości wymogów Ustawy
- uzyskanie przejrzystości działań wobec interesantów
- przygotowanie się do spełnienia wymogów stawianych przy pozyskaniu ISO 9001
- aktywne działania na rzecz przekształcenia tradycyjnej administracji
3.3 Wariant III opłata miesięczna 298 zł Urząd zarządza obiegiem dokumentów elektronicznych poprzez zainstalowaną na serwerze BIP aplikacje bazodanową, strona BIP wyświetla określoną informację gdzie dokument się znajduje i jaki jest jego status. Dokumenty papierowe sprawy przechowywane są w urzędzie.
Wariant III pozwala wprowadzić obieg dokumentów w Urzędzie bez ponoszenia kosztów zakupu aplikacji bazodanowej płacąc jedynie abonament miesięczny za zdalne użytkowanie aplikacji. Funkcjonalność udostępnionej aplikacji jest identyczna jak omówionej w punkcie 3.2. Ograniczenia występują jedynie przy wielkości przesyłanych dokumentów.
Ostateczna decyzja o wdrożeniu tej wersji jest uzależniona od Państwa oceny i zainteresowania.
4.Wnioski Wybierając wariant I należy wiedzieć że: - tworzymy nową platformę informacyjną, prezentowania i gromadzenia informacji
dla obywatela
- wprowadzamy dodatkowy zakres pracy dla urzędu a zatem zwiększamy koszty
funkcjonowania
- nie zmieniamy technologii pracy
- nie zmieniamy jakości i efektywności działania
- analizy i oceny działania są bardzo pracochłonne ze względu na znaczną ilość
dokumentów papierowych gromadzonych przez lata działalności
- brak zwiększenia kosztów za utrzymanie strony BIP Wybierając wariant II i III tworzymy nową jakość pracy która nie polega na stwierdzeniach ?nasz sposób postępowania? który nie jest w większości przypadków opisany lub robimy tak ?żeby było dobrze?.
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów należy traktować jako długoterminową inwestycje, to wejście na drogę ciągłego doskonalenia, poprawy jakości pracy i usystematyzowanego działania.
Zapraszamy do współpracy
| 
